Just-in-Time Datenaustausch über Systemgrenzen hinweg ist wettbewerbsentscheidend für Transportlogistiker. Das gilt besonders für Track & Trace Informationen: Je komplexer die Lieferbeziehungen, je flexibler das Transportnetz, desto aufwändiger die Gewährleistung vollständiger Track & Trace Daten.
Gerade die "letzten 10 bis 20 Prozent" sind eine große Herausforderung, da sie meist nicht per Schnittstelle eintreffen, sondern als Excel- oder Textdatei per E-Mail ihren Weg in das ERP oder TMS suchen. Oftmals bleibt es bei manuellen Eingaben im Fachbereich: Copy & Paste lässt grüßen.
Die Herausforderung
Jeden Tag treffen diverse Excel Listen mit Wagennummern, Containernummern, Zusatzinformationen sowie Ankunftszeiten per E-Mail ein, welche die Operations-Mitarbeiter zähneknirschend in das IBM i basierte Transportmanagement System übertragen - mit Copy & Paste; einmal Excel, dann Green Screen, dann wieder Excel usw.
Der Gedanke liegt nahe, die ungeliebten aber nötigen E-Mails doch irgendwie automatisiert auszulesen und die gewünschten Informationen über die bereits bestehende EDIfact Schnittstelle ebenfalls automatisiert in das IBM i System einzulesen.
Die Einzelaufgaben
Was ist genau zu tun - und vor allem wie?
- Mitbekommen, wenn eine neue, relevante Excel Datei per E-Mail eintrifft
- Excel Datei (XLSX) in ein verarbeitbares Format umwandeln (CSV, JSON o.ä.)
- Relevante Excel Arbeitsblätter auswählen und andere verwerfen
- T&T Daten um ungewünschte Leerzeichen u.ä. bereinigen, d.h. normalisieren
- T&T Daten in einzelne EDIfact Datensätze für die IBM i überführen
- EDIfact Datensätze in einzelne Textdateien speichern
- Textdateien zum entsprechenden ATA-Zeitpunkt an das IBM i ERP übertragen
Die Lösung: Workato + Cloudmersive
Die "Waffe der Wahl" ist die cloudbasierte Low-Code Automatisierungs- und Integrationsplattform Workato. Die Plattform verspricht die Lösung nahezu aller Automatisierungsaufgaben, in denen Daten zwischen zahlreichen Systemen ausgetauscht und angepasst werden müssen.
Als Trigger für einen Automationsdurchlauf (Job) dient das Eintreffen einer E-Mail im Office 365 Postfach der Operations Abteilung, sofern es sich um eine relevante E-Mail handelt.
Anschließend muss die Excel Arbeitsmappe in ein verarbeitbares Format konvertiert werden. Zu diesem Zweck nutzen wir Cloudmersive, einen führenden Clouddienst für eine Vielzahl an Konvertierungen. Dessen API-Spezifikation sagt, dass er XLSX Arbeitsmappen vereinzeln und in CSV konvertieren könne.
Die Automatisierung muss auf alle Eventualitäten Rücksicht nehmen
Das Tückische an dieser Aufgabe ist die Struktur der Excel Daten und das proprietäre Excel-Format an sich. Zwar sind die enthaltenen Blätter und Daten halbwegs homogen aufgebaut, jedoch erkennt man bei genauerem Hinsehen:
- Variabilität an Leerzeichen in den Containernummern
- Unterschiedliche Bedeutungen der Auftragsnummern je nach Auftraggeber
- Extra Zeilen und Notizen von Disponenten
Die T&T Statusmeldungen sollen erst dann versendet werden, wenn deren actual-time-of-arrival (ATA) erreicht ist - selbst wenn sie vorzeitig ankommen.
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