Alle wollen sie, doch der Weg dorthin ist steinig: Moderne cloud-basierte ERP-Systeme wie SAP S/4HANA, SAP Business One, MS Dynamics365 F&O, Oracle NetSuite sollen in die Jahre gekommene ERP-Systeme ablösen. Doch wie migriert man aus einer veralteten und komplexen Systemwelt in diese modernen Cloud-ERP-Systeme? Ein Lösungsweg.
Die Herausforderung mit Legacy-Systemen
Ob AS/400 Eigenentwicklungen oder proprietäre MS SQL-Server Lösungen mit .NET Active Server Pages; ob Urgesteine der Unternehmens-IT wie Infor Baan oder zu klein gewordene Lexoffice Lösungen: Die Bandbreite der Ausgangssysteme ist groß, ihr technischer Stand oft veraltet. Keine modernen Schnittstellen, keine einfachen Erweiterungsmöglichkeiten, keine selbstsprechende Datenbankabstrahierung.
Wie migriert man angesichts dieser Ausgangslage seine Niederlassungen, Schwesterwerke, Unternehmenszukäufe in ein oder mehrere moderne Cloud-ERP-Systeme - und das risikoarm ohne Betriebsunterbrechung?
Inkrementell oder Big Bang?
Zuerst sollte entschieden werden, ob die Umstellung von Baan auf MS Dynamics365 F&O überall auf einen Schlag (Big Bang) oder in mehreren Schritten (inkrementell) erfolgen soll. Diese Entscheidung legt fest, ob eine einmalige (automatisierte) Datenmigration stattfinden soll oder ob zwischen MS Dynamics und Baan ein permanenter Datenaustausch etabliert werden muss.
Im ersten Fall wird eine Automatisierung von Baan (Altsystem) nach MS Dynamics (Neusystem) implementiert, sodass alle Aufträge (ORDERS) samt Stammdaten usw. einmalig in das neue System fließen. Das Altsystem kann anschließend stillgelegt werden.
Im zweiten Fall wird eine bilaterale Automatisierung umgesetzt, sodass Aufträge sowohl von Baan nach MS Dynamics als auch von MS Dynamics nach Baan übertragen werden können. Die Automatisierung muss zahlreiche Ausnahmefälle (Exceptions) bewältigen, skalieren und stabil sein.
In der Regel entscheiden sich Unternehmen für den zweiten Ansatz, um Niederlassungen oder Werke nacheinander in die Neuwelt zu migrieren. Die Umstellungsrisiken sind dabei geringer; zudem kann der Umstellungsablauf stetig verbessert werden.
Die Crux mit den Datenformaten
In beiden Fällen werden wir mit inkompatiblen Datenformaten konfrontiert. Baan kann nur über EDIfact mit der Außenwelt kommunizieren, während MS Dynamics365 F&O sehr gut auf RESTful Services oder SOAP Services zu sprechen ist. Hier gilt es, "sprachlich zu vermitteln".
Sobald z.B. eine Bestellung (Purchase Order) in MS Dynamics angelegt und genehmigt wird, steht diese über API für Drittsysteme zur Verfügung. Wir greifen folglich die Purchase Order über die MS Dynamics365 OData Schnittstelle ab und konvertieren diese in das EDIfact D95B ORDERS Format.
In der Felderstruktur des EDIfact Formats ORDERS finden sich zwar im Großen und Ganzen dieselben Felder wie in der JSON-formatierten Ausgangsdatei von MS Dynamics, jedoch in einer anderen Struktur. Entscheidend ist folglich das korrekte Mapping der Ausgangsfelder zu den Zielfeldern.
Knowhow entscheidet
All dies mag mühsam klingen - muss es aber nicht sein. Gefragt sind Kompetenz in den vielfältigen Datenformaten, Kreativität bei der Beseitigung von vermeintlichen Inkompatibilitäten der Systeme sowie die kluge Auswahl der Hilfsmittel.
Da die Unternehmen der Zukunft voraussichtlich auf modular kombinierbare Systeme setzen (Composable Enterprise), d.h. Salesforce, Oracle, Microsoft, IBM, ServiceNow, Hubspot, Freshdesk, DATEV, SAP usw. in verschiedensten funktionalen Kombinationen gleichzeitig verwenden, ist eine umsichtige und effektive Integrationsstrategie unerlässlich.
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