Exceldaten in rechtssichere E-Rechnungen umwandeln

Für eilige Leser

• Effiziente Umwandlung: Erfahren Sie, wie Sie Ihre Exceldaten in rechtssichere E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD umwandeln.
• Zeit- und Kostenersparnis: Wir zeigen Ihnen wie die Automatisierung Ihrer Rechnungsprozesse manuelle Eingaben minimiert und wertvolle Ressourcen freisetzt.
• Rechtssicherheit garantiert: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und DSGVO-konform sind.
• Nahtlose Integration: Entdecken Sie, wie unsere Cloud-Lösung sich problemlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur einfügt und Ihre Arbeitsabläufe optimiert.

Haben Sie Ihre Rechnungsdaten in Excel organisiert, versenden diese als Excel oder CSV an Ihre Kunden und möchten diese jetzt in rechtssichere E-Rechnungen umwandeln? Der Prozess kann kompliziert sein, insbesondere wenn formale Anforderungen wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllt werden müssen. Doch keine Sorge: Mit unserem cloudbasierten Dienst können Sie Ihre Exceldaten einfach hochladen und mit wenigen Klicks professionelle und rechtssichere E-Rechnungen erstellen. Schluss mit zeitraubenden manuellen Eingaben oder technischer Komplexität – wir zeigen Ihnen, wie Sie Zeit und Aufwand sparen und den gesamten Prozess automatisieren können.

Ausgangspunkt: Ihre Excel-Daten optimal vorbereiten

In der Praxis speichern viele Unternehmen ihre Rechnungsdaten in Excel-Tabellen oder CSV-Dateien. Damit die Umwandlung in eine E-Rechnung reibungslos funktioniert, sollten die Dateien gut strukturiert sein und alle benötigten Informationen enthalten - besonders jene steuerlich vorgeschriebenen gemäß § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz):

• Grundlegende Rechnungsinformationen (Datum, Rechnungsnummer, etc.)
• Kunden- und Artikeldaten
• Mengen- und Preisangaben
• Steuerinformationen
• Spezifische Produktdaten (bspw. Chargeninformationen bei Medikamenten)
• Kontierungs- und Lieferanteninformationen

Tipp: Verwenden Sie vorformatierte Vorlagen, um konsistente Datenstrukturen zu gewährleisten. Diese sparen Ihnen Zeit und minimieren Fehler.

Die Lösung: Automatisiertes Erstellen von E-Rechnungen

Mit unserem System wird aus Excel- oder CSV-Dateien automatisch eine E-Rechnung erstellt – einfach, schnell und sicher. Folgende Schritte werden dabei ausgeführt:

Schritt 1: Dateiübertragung

Ihre Rechnungsdaten werden an unser System übertragen. Dies kann auf folgenden Wegen erfolgen:

• Per E-Mail: Sie senden Ihre Excel-Datei an eine festgelegte vertrauliche Adresse, die automatisch erkannt wird.
• Automatisiert: Über einen File-Server oder eine API-Schnittstelle.
• Direkt aus Ihrem bestehenden Rechnungs- oder ERP-System.

Schritt 2: Automatische Verarbeitung

Sobald die Daten übertragen sind, übernimmt unser Cloud-System die weitere Arbeit:

• Ihre Daten werden analysiert und in das Format XRechnung oder ZUGFeRD umgewandelt. Dabei erkennt das System automatisch die Anzahl der zu einer Rechnungsnummer gehörenden Artikel.
• Beispiel: Ihre Datei enthält mehrere Rechnungsnummern mit einem oder mehreren Artikeln bzw. Artikeldetails – unser System erkennt diese, ordnet sie zu und erstellt für jede Rechnungsnummer eine eigene E-Rechnung im gewünschten Format.
• Weitere relevante Informationen (wie z. B. Chargeninfos bei Konsumprodukten, Arzneimitteln oder Lebensmitteln) können auf Wunsch ergänzt werden, sodass diese ebenfalls korrekt in der finalen E-Rechnung abgebildet werden.

Schritt 3: Validierung und Ausgabe

Nach einer automatischen Validierung exportiert unser System die Rechnungen in das von Ihnen gewünschte Format:

• PDF mit integriertem XML-Datensatz: Perfekt für ZUGFeRD.
• XML: Für maschinenlesbare Formate, wie bei XRechnung vorgeschrieben.

Alle Daten werden DSGVO-konform gespeichert und direkt an den Empfänger übertragen.

Vorteile & Stärken unserer Lösung

Warum lohnt es sich, Ihre Rechnungsprozesse zu automatisieren? Unsere Cloud-Lösung ermöglicht eine nahtlose Integration der digitalen Rechnungsverarbeitung in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur. Stammdaten werden mithilfe von Webservices in einer separaten Datenablage gespeichert, während gescannte und genehmigte Belege direkt in das ERP-System übertragen werden. Alle Prozesse werden überwacht und im Falle von Fehlern oder Unregelmäßigkeiten werden Sie umgehend informiert.

Automatisierung: Kein manuelles Nachbessern mehr, Sie sparen Zeit und vermeiden Fehler.

Flexibilität: Die Lösung funktioniert mit E-Mail, Datenaustauschserver, API oder direkten Anbindungsmöglichkeiten.

Regelkonformität: Garantierte Einhaltung von Standards wie XRechnung und ZUGFeRD.

Qualitätssicherung: Vollständige Validierung der E-Rechnungsformate nach der Erzeugung sorgt dafür, dass die Rechnungen reibungslos verarbeitet werden können.

Transparenz: Jeder Verarbeitungsschritt wird protokolliert, vom Upload Ihrer Daten bis zur Versendung der Rechnung.

Häufige Einsatzszenarien

Unsere Lösung eignet sich besonders für:

• Unternehmen mit proprietären ERP-Systemen, welche E-Rechnungen nicht automatisch erzeugen können.
• Branchen mit speziellen Anforderungen (z. B. Pharmaunternehmen, die zusätzliche Chargeninformationen benötigen).
• Betriebe ohne ausreichende Ressourcen für manuelle Rechnungserstellung oder Anpassung an nationale Vorgaben.

Fazit: Rechnungen erstellen leicht gemacht

Egal, ob Ihr Fokus auf Zeitersparnis, Fehlerminimierung oder Zukunftssicherheit liegt – unsere Lösung hilft Ihnen, Ihre Rechnungsprozesse zu optimieren und an die Anforderungen des digitalen Rechnungsstandards anzupassen. Automatisieren Sie Ihre Prozesse und profitieren Sie von einer einfachen, effizienten und gesetzeskonformen Rechnungserstellung direkt aus Ihren Exceldaten.