Anforderungen in Jira strukturieren

Jira ist das führende Tool, um funktionale und technische Anforderungen für die Software-Entwicklung - und andere Projektarten - zu erfassen. Arbeiten jedoch mehrere Product Owner oder Fachanforderer an demselben Projekt, wünscht man sich eine einheitliche Struktur, um Issues - wie die konkreten Anforderungen in Jira genannt werden - zu erfassen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dies durch wenige Handgriffe in Jira selbständig sicherstellen können.

Als Issues bezeichnet man Epics, User Stories, Bugs, Changes, Tasks und Subtasks, also alle Arten von Anforderungen, die in einem Projekt entstehen können. Den meisten Raum nehmen User Stories und Bugs ein, da sie für die Beschreibung von Anforderungen und entdeckten Fehlern genutzt werden, die gleichsam kapitelweise einem Epic als gruppierende Einheit zugeordnet werden können.

Wunsch und Ziel ist es, dass bei der Erstellung solch einer User Story ein Grundgerüst an Themen bereits angelegt wird. Solch ein Grundgerüst reicht vom fachlichen Zusammenhang (Kontext), in dem die Anforderung steht, den betroffenen Nutzern (Assignee), den funktionalen sowie technischen Anforderungen im Detail bis hin zu den Abnahmekriterien.

Nutzt man Jira "von der Stange", dann muss jeder Anwender selbst sicherstellen, dass diese Grundstruktur bei jedem erstellen Ticket befolgt wird. Das führt oft zu einem lästigen Copy & Paste oder zu einer Nichteinhaltung der Wunschstruktur. Das senkt die Qualität, da wichtige Aspekte mangelhaft beschrieben oder gar weggelassen werden. Zwar hat Atlassian Besserung gelobt, jedoch lässt diese noch auf sich warten. Wir müssen folglich zu anderen Lösungen greifen.

Lösung 1: Die App

Mit der kostenlosen App Default Values for "Create Issues" screen kann der Projekt Administrator ein Schema innerhalb der Beschreibung eines Issues vorgeben, welches bei der Erstellung eines solchen automatisch angewendet wird. Dasselbe gilt für die Zusammenfassung, Labels, den Verantwortlichen und die Priorität.

Diese Lösung ist ideal, wenn alle Benutzer ihre Issues über den blauen "Create" Button oben in der Menüleiste erstellen. Erstellen sie ihre Issues jedoch aus dem Backlog heraus, dann greift diese App und damit Lösung nicht.

Lösung 2: Jira Automatisierung

Sucht man eine grundsätzliche Lösung, so bieten sich die standardmäßig verfügbare Automatisierung in Jira an. Bei der Erstellung eines neuen Issues wird dann der gewünschte Text in das gewünschte Feld geschrieben.

Automatisierungen in Jira sind ein mächtiges Werkzeug, um Arbeitsabläufe in IT-Projekten zu vereinfachen und zu beschleunigen. Zur Konfiguration der Automatisierungen bietet Jira eine einfache graphische Benutzeroberfläche an. Jedoch muss man sich mit der Funktionsweise und den Zusammenhängen von Jira halbwegs auskennen, um das volle Automatisierungspotenzial zu nutzen.

Lösung 3: Prozessautomatisierung

Eine wesentlich umfangreichere Möglichkeit bietet die Automatisierung von systemübergreifenden Geschäftsprozessen mittels Automatisierungsplattformen wie Workato, Oracle Integration Cloud, SAP Integration Suite oder - im bestimmten Rahmen - auch einfacheren Tools wie Make oder Zapier.

Dann kann eine Anforderung in Word geschrieben und automatisch in ein Jira Ticket überführt werden, wenn der Benutzer sie auf seinem OneDrive oder Sharepoint speichert. Sollten andere Tools für das Projektmanagement oder Testmanagement im Einsatz sein, so können diese über denselben Weg eingebunden werden.

So würde im letztgenannten Fall z.B. ein Bug-Ticket in Jira automatisch erstellt und zugewiesen werden, sobald ein Case in Microsoft Azure DevOps angelegt wurde. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Fazit

Mehrere Wege führen folglich zu einer Lösung. Welche Lösung im individuellen Fall die beste ist, hängt von der Komplexität der verwendeten Systemlandschaft ab. Wird Jira vorwiegend isoliert eingesetzt, kommt wohl einer der beiden ersten Varianten zum Einsatz.

Nutzen Sie jedoch viele Cloud- und On-Premise Systeme oder müssen Sie Daten zwischen Systemen austauschen, dann lohnt sich ein näherer Blick auf den Einsatz einer Integrations- und Automatisierungslösung. Hier gibt es je nach Anforderung und Präferenz mehrere gute Anbieter, die ihre Plattform als Software-as-a-Service anbieten. Das hält den Betriebsaufwand gering und lässt Ihnen alle Zeit für die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse.