PDF Aufträge automatisch erfassen und fehlerfrei verarbeiten steigert die Produktivität und senkt die Kosten. Denn wer möchte schon Massendaten in sein ERP, WMS, TMS oder OMS eintippen? Wir zeigen, wie OCR-Prozesse mit höchster Treffgenauigkeit automatisiert werden, sodass Mitarbeiter sich anspruchsvolleren Aufgaben widmen können.
Die Herausforderung
Millionen PDF-Dokumente, TIFF-Dateien und sonstige Bildformate werden täglich zwischen Unternehmen ausgetauscht und größtenteils manuell verarbeitet. Zu unterschiedlich sind Aufbau, Format und Inhalt, als dass OCR-Technologie die Texte fehlerfrei erkennt und weiterverarbeiten könnte. So die verbreitete Ansicht.
90%ige Fehlerfreiheit klingt gut, reicht jedoch meistens nicht aus
Was nützen 90%, wenn Menschen trotzdem 50% der PDFs manuell kontrollieren, korrigieren oder gar als Ganzes eingeben müssen?
Instinktive Lösungen scheitern
Gefahr erkannt, Gefahr gebannt, möchte man hier rufen. Die richtige Software wird es schon richten. Oder noch besser: Man zwinge die PDF-Versender, nur stark standardisierte und den Fähigkeiten der eigenen OCR-Software entsprechende Dokumente zu schicken. Beides ist leider zum Scheitern verurteilt.
Künstliche Intelligenz und Standardisierung lösen das Problem alleine nicht
Intelligente Verarbeitung statt reinem Auslesen
Die Automatisierung verlangt deutlich mehr als eine reine Informationserkennung. Daten wie Artikelnummern, Vertragspartner, Warenpositionen oder Preise müssen nicht nur aus den PDF-Dokumenten ausgelesen werden, sondern auch vor dem Import in das Zielsystem weiterverarbeitet werden:
- Zeitangaben müssen umgewandelt werden
- Preis- sowie Mengenangaben oder Rabattaktionen müssen berechnet oder validiert werden
- Adressen oder Referenznummern müssen validiert und ergänzt werden
- Mehrere Aufträge müssen zu einem Datensatz zusammengefasst werden
PDF-Daten können automatisch beliebig angereichert und verbessert werden
Erfolgreiche Automatisierung umfasst mehrere Schritte
- Auswahl der für den Anwendungsfall passenden Software
- Die ausgewählte Software im Detail beherrschen und Grenzfälle kreativ lösen können
- Stets den Gesamtprozess bei der Automatisierung beachten
- Bereits bei der Umsetzung an den sicheren Betrieb denken
- Die Weiterentwicklung nicht außer Acht lassen
Erfolg nährt Erfolg
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